"Door RPA wordt het werken leuker!"
Hoe RPA voor een verlichting van de werkdruk zorgt en het werk leuker maakt.
Na een intake gesprek met de medewerkers van TK Advocaten & Notarissen merkten we al snel dat hier veel winst te behalen viel in het automatiseren van tijdrovende handmatige processen. Er moesten veel dossiers worden aangemaakt en dit ging steevast op dezelfde manier. Alle bellen gingen bij ons af en de roep om toepassing van RPA werd heel luid. Concreet waren onderstaande vraagstukken en moeilijkheden gevonden.
- Aanmaken van dossiers
- Hoe meer informatie aan het dossier wordt toegevoegd, hoe beter!
- Lastige variatie in natuurlijke rechtspersonen vs handelspersonen
- Binnenkomende data bestaat uit zowel mails als koopovereenkomsten
Door het ontwikkelen van twee robots voor beide inputkanalen hebben we de variatie kunnen oplossen. Beide robots zijn in staat om het dossier aan te maken met alle beschikbare gegevens, iets dat handmatig veel tijd kostte. Hier werd een uitdraai van de KVK aan toegevoegd. Dit was iets dat handmatig vaak werd vergeten, maar wel zeer wenselijk was.
Door deze oplossingen te implementeren hebben we bij TK Advocaten & Notarissen een hogere verwerking van facturen kunnen realiseren zonder de inzet van extra personeel. Ook bracht de automatisering afwijkingen aan het licht, die door de automatisering werden gestandaardiseerd.
De volgende applicaties zijn geautomatiseerd:
- Microsoft Outlook
- Microsoft Word
- Assyst
- Google Chrome
Door het analyseren van het proces werd dus al snel duidelijk dat er veel winst kon worden behaald door middel van het automatiseren van de werkzaamheden. Niet alleen de tijdswinst die werd behaald door de handmatige processen niet meer te hoeven uitvoeren, maar ook de uitbreiding van het dossier en hiermee de verbetering in het proces. Het was mooi om te zien hoe blij de medewerkers waren met de robots!
