Gemeente Leiden
Hoe RPA meer dan tweeënhalf uur saai werk per dag automatiseert
De Gemeente Leiden had aantal processen die erg geschikt waren voor automatisering. Het ging hier om regel-gebaseerde handelingen die elke dag moesten worden uitgevoerd. De medewerkers waren hier meer dan tweeënhalf uur per dag mee bezig. Tijd die ze liever aan andere taken zouden willen besteden. Wij zijn met SMRTR daarom ingeschakeld en stonden meteen klaar om te onderzoeken in hoeverre deze werkzaamheden konden worden geautomatiseerd. Hoewel we een grote hoeveelheid aan processen verwachten binnen de gehele Gemeente Leiden die kunnen worden geautomatiseerd, zijn er als start de volgende processen voorgesteld:
- Binnenkomende vergunningsaanvragen controleren en verwerken
- Binnenkomende verhuizingen verwerken
- Bijbehorende parkeerkaarten waar nodig opzeggen
Nadat de gehele processen waren bekeken, kon worden gewerkt aan de oplossingen. Deze vonden we in de vorm van Robotic Process Automation. Door het inzetten van robots die de menselijke handelingen nabootsen ging de verwerkingstijd van deze aanvragen / verhuizingen omlaag en hadden de medewerkers meer tijd over voor de taken waar ze in het verleden te weinig aan toe kwamen. De resultaten spreken voor zich:
- Meer tijd over voor interessantere en belangrijke werkzaamheden
- Standaardisering in het proces, alles gaat volgens de regels
- Menselijke fouten kan de robot niet maken
- Een hoop blije medewerkers bij de gemeente!
De Gemeente Leiden vond dat dit zeker naar meer smaakt. We zijn daarom bezig met het uitpluizen van meerdere processen om deze ook te verbeteren. We kijken uit naar wat nog komen gaat!
