Finance - Orderbevestiging inboeken
Orders inlezen in het systeem was nog nooit zo makkelijk!
Niet alleen bij Finance maar ook in het geval van de belasting gerelateerde afdelingen is het analyseren en verwerken van facturen niet altijd goed ingeregeld. De veelzijdigheid in het format van de verschillende inkomende facturen en uitdagingen zoals valuta conversie en de hoeveelheid zorgen ervoor dat dit een omslachtig proces kan zijn.
Casus
Orderbevestigingen inlezen in het ERP systeem: een repetitieve, tijdsintensieve en foutgevoelige klus. Zeker bij hoge volumes en onregelmatige intervallen legt dit een groot beslag op de capaciteit van een afdeling.
Aanpak
Gelukkig is er Maxim, onze virtuele finance medewerker. Die verwerkt de orderbevestigingen door deze regel voor regel in te lezen in het ERP-systeem. Dankzij de virtuele medewerker staan de leverdata altijd correct in de voorraadsystemen. Bovendien voert hij ook een check uit op de business rules binnen de organisatie. Hij geeft een signaal af wanneer er door de order een tekort ontstaat, er een grotere prijsafwijking is dan toegestaan of er een afwijking bestaat bij de gebruikelijke hoeveelheid.
Voordelen en resultaten
- Tijdwinst
- Hogere datakwaliteit
- Beheersing piekmomenten
Er is sprake van tijdwinst door snelle invoer en lagere wachttijd. De digitale medewerker kan namelijk direct aan de slag als de order binnenkomt. De datakwaliteit gaat omhoog doordat er enerzijds controle plaatsvindt op Business Rules en er anderzijds geen fouten worden gemaakt bij de invoer van de orders. Daarnaast kan er op momenten dat er veel orders binnenkomen meer dan één virtuele medewerker worden ingeschakeld.
Ook enthousiast geworden van verschillende invalshoeken van onze virtuele werknemer?
