Virtuele medewerkers in de zorg
Datamigratie
RPA biedt meer tijd voor persoonlijke aandacht in de Zorg.
Introductie
We zien zorgpersoneel worstelen met de groeiende administratielast. Er is te weinig tijd voor echte persoonlijke zorg. De kwaliteit van zorg neemt toe wanneer zorgmedewerkers ontlast worden van administratieve taken. Virtuele medewerkers voeren deze administratieve taken graag uit en doen dit snel en foutloos. Als virtuele medewerkers de administratie regelen, krijgen zorgmedewerkers weer meer tijd voor persoonlijke aandacht.
In deze SMRTR-stories delen wij onze kennis en ervaring met het verbeteren van administratieve processen in de zorg. Door middel van praktische voorbeelden schetsen de mogelijkheden van de inzet van virtuele medewerkers in verschillende zorgorganisaties.
Deel 1: Datamigratie tussen twee afspraaksystemen
Business Case
Elke zorginstelling beschikt over gevoelige patiëntgegevens die te allen tijden beschermd en beschikbaar moeten zijn in het afsprakensysteem. Om verschillende redenen kan overstappen naar een nieuw systeem noodzakelijk zijn. Bijvoorbeeld doordat het systeem verouderd is, een nieuwe applicatie meer mogelijkheden heeft of omdat er zorgorganisaties zijn samengevoegd. Op dit soort momenten dienen organisaties extra alert te zijn.
De migratie van data van het ene systeem naar het andere, in het geval dat het niet automatisch plaatsvindt, is een repetitieve en arbeidsintensieve taak die veel tijd in beslag neemt. Het hoge volume aan data dat wordt overgezet eist veel concentratie van de uitvoerder en de foutkans is dus hoog. Het is een werklast waarmee medewerkers liever niet worden vermoeid.
Dit soort situaties zijn ideaal voor Robotic Process Automation: virtuele werknemers zijn uitermate geschikt om dit soort repetitieve handelingen uit te voeren en de data snel en goed op het nieuwe systeem over te zetten.
De Aanpak
Om te beginnen kan de datamigratie op elk gewenst moment gestart worden. De virtuele medewerker maakt de verbinding tussen de verschillende systemen binnen de organisatie en gaat aan de slag. Data van systeem A wordt tijdelijk opgeslagen in Excel om daarna in het nieuwe systeem B over te zetten.
Daarbij voert de virtuele medewerker checks uit op basis van vooraf gedefinieerde Business Rules. Dat wil zeggen dat de virtuele medewerker de data controleert aan de hand van vooraf bepaalde eisen. Voldoet de data? Dan wordt deze opgeslagen en overgezet naar het nieuwe systeem. Zijn er manco’s? Dan geeft de virtuele medewerker een signaal af dat menselijke interventie nodig is.
De Voordelen
- Continuïteit
- Tijdwinst
- Hogere datakwaliteit
- Implementatiegemak
Medewerkers worden door de komst hulp van een virtuele medewerker ontlast van repetitief werk, waardoor de focus gericht blijft op de kernactiviteiten. De werkdruk neemt hierdoor ook af. De datamigratie verloopt een stuk sneller. De virtuele medewerker kan namelijk op een voor de organisatie geschikt moment aan de slag, ook ’s nachts, en bespaart de organisatie dus veel tijd. De verhoging in datakwaliteit wordt veroorzaakt doordat er enerzijds controle plaatsvindt op Business Rules en er anderzijds geen fouten worden gemaakt bij de migratie. Daarnaast is het toepassen van een virtuele medewerker op verschillende systemen relatief eenvoudig, waardoor er flexibiliteit in het migratieplan mogelijk is.
Wil je hier meer over weten? Wij helpen je graag!
Een groot deel van de taken wordt overgenomen door de virtuele medewerker!
